בבחירת משרד יש להביא בחשבון פרמטרים רבים שחיבורם יחד יקבע את קלות ההגעה למשרד, את מידת הנוחות בעת שהייה בו וגם לא פחות חשוב – המחיר שתתבקשו לשלם בעבורו. אספנו עבורכם את הנתונים שיסייעו בקבלת החלטה מושכלת.

סביבת המשרד

גישה נוחה לצירי תנועה ואמצעי תחבורה
העדיפו לשכור משרד שהגישה אליו נוחה לבאים מחוץ לעיר ומתוכה. כלומר, כזה הממוקם במרחק של כ-10 דקות הליכה מצירי תנועה מרכזיים: נתיבי איילון, רכבת, מוניות שירות, אוטובוסים ואמצעי תחבורה זמינים.

לוקיישן מרכזי עולה יותר
מחיר השכרת משרד במתחם עסקי גבוה בהשוואה למחיר משרד באזור תעשייה, לדוגמה. לכן, עליכם לבחור מראש את האזור בו תרצו להשתקע. בדקו גם את מאפייני האוכלוסייה במקום: אנשי עסקים, צעירים, עובדים במשרדי ממשלה או אזרחים.

משרד במרכז העיר אומנם יעלה יותר לעומת משרד באזור פרובינציאלי ( 8,500 ₪ למשרד בנמל ת"א לעומת 1,500 ₪ למשרד ברח' אלנבי), אך אם ברצונכם לשדר יוקרה ודינמיות קל יהיה לעשות זאת ממשרד בלוקיישן מרכזי ובאזור טרנדי.

מאפייני הבניין בו ממוקם המשרד

סוג הבניין
עלות השכרת משרד במגדלים או בבניין משרדים יקרה ביחס למשרד בבניין משולב המחולק לעסקים ומגורים. בנוסף, למחיר השכרת משרד במגדלים מתווספים לרוב דמי ניהול ואחזקה ולעיתים גם התחייבות להשתמש בשירותי חברת ניקיון מרכזית ויקרה, מה שיכביד על תקציבכם.

מסיבה זו לעיתים משתלם להיפרד מהחלום על משרד במגדל יוקרתי ו"להתפשר" על בניין משרדים פחות אטרקטיבי, ובכך לחסוך אלפי שקלים בשנה.

דמי ניהול ואחזקה
מרבית חוזי השכירות למשרדים במגדלים או בנייני משרדים מתנים את השכרת המשרד בתשלום דמי ניהול ואחזקה, הנגבים לפי ערך הברוטו של המשרד. הסכום עלול להגיע למאות שקלים בחודש ולהוות מטרד רציני.

לדוגמה, באזור הסיטי בר"ג תשלמו 23 שקל למ"ר לחודש, וברחוב יגאל אלון בת"א תשלמו לפי 17 ₪ למ"ר.

בדקו שסל השירותים שתקבלו תמורת כספיכם כולל: דמי שמירה ואבטחה, צוות ניקיון, צוות תחזוקה, מיזוג אוויר ולעיתים נכללים גם הוצאות מים וחשמל.

משרד משופץVS  חדש
לשוכרים משרד במגדלים או בבניין משרדים ניתנת לעיתים האפשרות לשפץ את המשרד בטרם הכניסה אליו, בהשתתפות מלאה או עיקרית של בעל הנכס. בכדי לשלוט באופי השיפוץ נוהגים בעלי הנכסים לקבל העדפות עיצוב מהשוכר, ולבצע את השיפוץ בעזרת אנשי צוות מטעמם.

האופציה השנייה היא להפקיד בידכם את מלאכת השיפוץ ועלותו ולהעניק לכם פטור מתשלום דמי שכירות עד לתום השיפוץ כהטבה. מכוון שערכו של נכס משופץ עולה, ישנו סיכוי סביר שבעל הנכס יסכים לספוג זמנית את עלות השכירות.

דגש חשוב: לעיתים הרשות המקומית מעניקה פטור מתשלום ארנונה לעסקים במהלך שיפוצים. בדקו מול הרשות המקומית את זכאותכם להטבה זו.

גודל המשרד
כדאי לשכור משרדים בהם ישנה אפשרות לצמיחה וזליגה למשרדים סמוכים או להיפך, צמצום ומעבר למשרדים צנועים יותר באותו הבניין. הפעולה תחסוך כאב ראש בעתיד במידה ותאלצו לעבור משרד, שכן מעבר למשרדים סמוכים זול במאות שקלים ביחס למעבר למיקום מרוחק.

יחס ברוטו – נטו
במושג "שטח המשרד" מסתתרות מהאותיות הקטנות המסתתרות תחת השם "יחס ברוטו – נטו". הכוונה היא להכללת חלקים ציבוריים (מעלית, מבואה וכו') כחלק משטח המשרד וגביית תשלום בעבורם, למרות שלא בפועל לא תעשו בהם שימוש.

בדקו מהו יחס ברוטו – נטו במשרד שאתם שוקלים לשכור ובמידה ומדובר בפערים משמעותיים כגון: 70/30 לדוגמא או גרוע מכך, 50/50 – דעו שהעסקה אינה כדאית עבורכם.

משרד עם חצר/ קומת גג
משרד שלו גינה צמודה או גג בו ניתן לערוך אירועי חברה והתכנסויות מהווה חיסכון בהשוואה למחיר השכרת אולם אירועים. חשוב לזכור כי שטח החצר הינו מרכיב בחישוב תשלום הארנונה, ולכן מומלץ לבצע הערכת גובה התשלום החודשי במוקד העירייה או מול בעלי הנכס.

מעליות:
מעלית סטנדרטית מוגבלת לנשיאת נוסעים במשקל מצטבר של 450 ק"ג, כשהיחס המקובל הוא מעלית 1 לכל 5 קומות משרדים.

חנייה:
העדיפו משרדים בהם ישנם סידורי חנייה נוחים כשהמצב האופטימלי הוא חנייה צמודה לדרג הניהולי, חנייה חינם בחניון ציבורי, חנייה באזורים המסומנים באפור או כחול לבן והאופציה הפחות אטרקטיבית – חנייה בתשלום יומי/חודשי בחניון פרטי.

בתי עסק בקרבת המשרד
בדקו אילו שירותי ובתי עסק נמצאים במרחק הליכה מהמשרד כוון שקרבה זו תביא לחיסכון כספי ניכר. כך למשל, קרבה למשרדי דואר ובנקים תחסוך מאות שקלים בשנה בהוצאות עבור שירותי חברות שליחויות

גם קרבה למסעדות ובתי קפה היא יתרון שיאפשר קיום פגישות עם לקוחות מחוץ למשרד, אירוח שותפים פוטנציאליים או ארוחת צהריים מהירה בין ישיבות.

מאפייני הנכס

עיצוב המשרד
החלוקה הפנימית של שטח המשרד תקבע את מידת הנוחות בעבודה בו. בדקו האם המשרד מעוצב כחלל עבודה רחב (סטודיו), מרושת למשרדים קטנים או לעמדות עבודה הצמודות אחת לשנייה (קיוביקל).

תשתיות ועמידה בתקנים
העדיפו משרד בו קיימות תשתיות תקינות למים, חשמל, טלפון ומזגן כוון שתשתיות חלקיות או ישנות עלולות ליצור פגעים בטיחותיים חוזרים ונשנים, ועלות תיקונם יכביד עליכם מאוד. יש לוודא התאמת  התשתיות לנהלי הבטיחות שקבעו משרד התמ"ת וכבאות ישראל. ניתן לבדוק זאת מול המשכירים, או עצמאית באתר המשרד התמ"ת ונציב הכבאות המקומי.

החוק מחייב כל עסק להתקין מתזים, מטפי כיבוי, ארון כיבוי אש ושלטים מחזירי אור המכוונים ליצירת חירום. בנוסף, החוק מחייב גישה נוחה למקלט בבניין אך אינו מחייב הימצאות ממ"ד. מרבית הבניינים שנבנו משנת 1995 ואילך כוללים חדרי ביטחון ומקלטים תקינים.

דגשים החשובים לביטוח העסק

מרכיב בחישוב הכלכלי הכרוך בהפעלת משרד הוא גובה התשלום לביטוח העסק. ככול שהעסק מכיל יותר אמצעי מיגון כך יפחת מחיר שתתבקשו להפריש לחברת הביטוח.

התקנת ותחזוקת אמצעי מיגון שונים (התקנת דלת פלדה או דלת הנפתחת בקוד אישי) אומנם יקרה אך הם צפויים להביא לחיסכון משמעותי בביטוח.

כך גם הימצאות שומר בכניסה. במגדלים התשלום נכלל בדמי הניהול ובבניין משרדים או בניין משולב עלות שירותי שומר בלובי הינה 40-50 ₪ לשעה, כשהסכום צפוי להתחלק בין מספר המשרדים בבניין. כדאי להתקין בנוסף או כתחליף מערכות מיגון אלקטרוניות לעסק כגון אזעקה ומצלמות אבטחה.

הנחות וזכאויות שונות

הרשויות המקומיות מעניקות לעיתים הנחות לעסקים לפי סיווגם. לדוגמה, עסקים בהם קיים תהליך של ייצור, בתי עסק המעסיקים אחוז גבוה של נכי צה"ל או עסקים המעסיקים מספר מהנדסים. ההנחה אינה הטבה ארצית ויש לבצע בירור מול הרשות המקומית בה שוכן המשרד לזכאותכם.

קחו בחשבון את כל מרכיבי התשלום החודשי לשכירות

בחיפוש משרד להשכרה בלוחות ועיתונים נמצא הסכום החודשי המבוקש, אך כעת כשכל הפרמטרים לנגד עינכם ניתן לראות שישנם אלמנטים רבים המרכיבים את התשלום הסופי ומעלים אותו משמעותית. לכן בבואכם לבחור משרד להשכרה בדקו היטב את המשתנים .שציינו, ואת החלופות הזולות שלהם בטרם תקבלו החלטה. בהצלחה