מעבר משרד נתפס בעיני רבים כמטלה מעיקה, אך אם תעקבו אחר ההמלצות הבאות תוכלו לסיים את התהליך בפשטות, במהירות וגם – לחסוך אלפי שקלים במעבר!
דגשים שיסייעו בקבלת הצעת מחיר מחברת הובלה למשרד
שלושת הדרכים לקבל הצעת מחיר מחברת הובלה למשרד הן:
- שיחה טלפונית עם מנהל חברת ההובלה בה תתארו בפניו את היקף המשימה.
- קבלת רשימת תכולה מפורטת מחברת ההובלות וסימון הפרטים הרלוונטיים להובלה.
- ביקור מנהל חברת ההובלות או נציג מטעמו במשרדכם לצורך הערכת היקף העבודה.
שימו לב: בכדי למנוע אי נעימות, משא ומתן מחודש והפסד כספי דרשו ביקור מקדים במשרדכם. כך תהיו בטוחים שכל האלמנטים נלקחו בחשבון ושהצעת המחיר שקיבלתם היא סופית ומוחלטת.
אלו הגורמים שמרכיבים את הצעת המחיר שתקבלו:
גודל המשרד משפיע על הצעת המחיר להובלה
תכולת משרד בגודל 100 מ"ר שוות ערך ל- 5 קוב, הנכנסים במשאית הובלה אחת. היעזרו במשווה זו לחישוב גודל משרדכם, או לחילופין מצאו את הגודל המדויק בחשבון הארנונה/חוזה השכירות.
לאן עוברים?
מרחק ההובלה דומיננטי בחישוב תעריף העבודה. לדוגמה, הובלה למרחק של 30 ק"מ זולה בהשוואה להובלה למרחק של 100 ק"מ. גם הובלה מאזור עירוני עמוס בו אין מקום חנייה נוח למשאית ההובלה תעלה את המחיר.
הובלה מורכבת מקומות עליונות או ממשרד ללא מעלית
שינוע ציוד מקומה 4 ללא מעלית או מקומה 5 ומעלה, וכן משרדים ללא דרכי גישה נוחות וכו' מייקרים את המחיר.
לעיתים הדבר מצריך שימוש במנוף עליו תשלמו בנפרד לפי שעה, כאשר שינוע ציוד של משרד סטנדרטי (100 מ"ר) הנו 3 שעות לערך. בדקו שחברת ההובלות שבחרתם מצוידת במנוף או מתחייבת להשיג עבורכם מנוף להובלה.
התאריך המיועד למעבר
ככל שתקדימו להזמין שירותי הובלה כך תוזילו את מחירה. ככלל, מומלץ להזמין הובלה כ- 6-8 לפני תאריך המיועד למעבר. הובלת אקספרס בתוך שבוע או פחות תקפיץ את המחיר בכ- 20%-50%.
הובלת ציוד רגיש ושביר
ציוד מחשוב יקר, תמונות אמנות, כדים מזכוכית וכו' המצריכים עיטוף מיוחד או אמצעי שינוע ייעודים לא צפויים לייקר את מחיר ההובלה, אך יש לוודא שחברת ההובלות מסוגלת לשנע מטען זה.
פירוק והרכבת ריהוט משרדי
נוהגים לגבות תוספת בעבור פירוק והרכבת ציוד משרדי לפי מספר הפריטים אותם יש לפרק ולהרכיב, במחיר 50-150 ₪ לפריט, או כתוספת כללית של 20%-30% למחיר ההובלה.
שירותי אריזה בתשלום
ניתן לקנות מחברת ההובלות ארגזים וציוד אריזה בעלות של 100 ₪ ל-30 ארגזים, ולבצע את האריזה בעצמכם. במקרה שתבחרו בשירות זה על חברת ההובלות להביא את הארגזים למשרדכם עד 7 ימים לפני המעבר.
תוכלו להיעזר בשירותי אריזה של החברה בתשלום נוסף בגובה 500-1500 ₪ למחיר ההובלה, או לפי ארגז בודד בעלות 10-30 ליחידה. אריזת משרד בגודל 100 מ"ר נמשכת לרוב כ- 5 שעות ולכן אם בחרתם בשירות זה וודאו שצוות האריזה יגיע למשרדכם כ- 24 שעות לפני המעבר.
דגשים שיש לבחון בטרם חתימת חוזה להזמנת הובלה
לאחר קבלת הצעת המחיר מגיע השלב החשוב באמת והוא קבלת החוזה ואישורו. קריאתו בעיון תבטיח שההובלה תתנהל ללא תקלות. הנה הנתונים אותם יש לבחון בטרם אישור החוזה.
סכמו את מספר המובילים, ציוד ההובלה והאמצעים לשינוע
להובלת תכולת משרד סטנדרטי בגודל 100 מ"ר נדרשים 3 מובילים. לעיתים חברת ההובלות מציינת שיגיע צוות של 3 ובמידת הצורך יתווספו מובילים נוספים, אך שיטת עבודה זו אינה כדאית ועלולה ליצור עיכובים ביום ההובלה. סכמו מראש את מספר המובילים שיוקצו לכם ע"י חברת ההובלות.
סכמו את תנאי השימוש במנוף
הזמן הממוצע לפינוי ממונף נע בין 2-4 שעות, בעלות של 250-500 ₪ לשעה. ביכולתכם למנוע מהתעריף להתנפח אם תדרשו התחייבות להגבלת זמן השימוש במנוף ע"י צוות ההובלה.
קבעו לוחות זמנים
קבעו את ההובלה לאחר שעות העומס בכבישים (07:00-09:00, 15:00-18:00) בכדי להימנע מעיכובים. קחו בחשבון סטייה מלוח הזמנים עקב פקקים, בעיית חנייה ותנאי מזג אוויר. חריגה של עד לשעתיים היא לגיטימית.
רכשו ביטוח תכולת המשרד מחברת ההובלה
מומלץ לרכוש מחברת ההובלות ביטוח תכולה שיעניק פיצוי במקרה של תקלה, נזק ואובדן הרכוש. רכשו ביטוח בגובה של 50% משווי רכושכם, לפחות. בנוסף מומלץ לרכוש ביטוח מקיף מסוכנות הביטוח המבטחת את העסק.
סכמו מראש את תנאי התשלום
חברות ההובלות נוהגות לגבות מקדמה בגובה 30% מסכום העסקה מראש ובצ'ק דחוי. את יתר התשלום מעבירים בסיום ההובלה. יש להוסיף טיפ למובילים בגובה 50-100 ₪ לאדם.
דגשים להתנהלות לקראת המעבר ובמהלכו
מציאת חברת הובלות מקצועית ואמינה היא תנאי הכרחי לביצוע מעבר משרד ללא תקלות, אך ישנן פעולות נוספות אותן יש לנקוט בכדי להבטיח שהמעבר יתנהל כראוי. אלו הן:
שלושה שבועות קודם למעבר
- עדכנו את חברת הטלפון, ספקית האינטרנט, חברת החשמל, המים וצוות התמיכה מחברת המחשוב בדבר המעבר כשלושה שבועות לפני המעבר וודאו שהם עומדים לרשותכם.
- במידה ויש צורך בהתקנת מדפים וביצוע פעולות עיצוב או תחזוקה שונות הזמינו איש תחזוקה, נגר ואנשי מקצוע רלוונטיים לטיפול במשרד טרם המעבר.
- בקשו מבעלי הנכס מפתח למשרד החדש ושכפלו את המפתח לצוות העובדים הרלוונטיים.
- כדאי להקדים ולרענן את ביטוח העסק, לעדכן את סוכנות הביטוח בשינוי הכתובת, גודל המשרד, מספר העובדים בו ובפרטים האחרים המשפיעים על הביטוח. וודאו שבידכם ביטוח מבנה, תכולה וצד ג'. ניתן באותה ההזדמנות לרכוש ביטוח עבור התכולה וההובלה.
- במידה ואתם מתכננים לרכוש ריהוט משרד חדש, מוצרי חשמל ואלקטרוניקה – מומלץ לבצע את הרכישה עד שלושה שבועות לפני המעבר וזאת בכדי לתאם את הגעת הפריטים במשלוח למשרד החדש.
שבועיים לפני המעבר
- תזכרו את הגורמים שציינו מעלה בדבר המעבר וודאו שישנם אנשי צוות, טכנאים ובעלי מקצוע שיעמדו לרשותכם ביום המעבר ולאחריו.
- הזמינו חברת ניקיון לטיפול במשרד החדש טרם כניסתכם, ולניקיון המשרד הישן לאחר עזיבתכם.
- וודאו שחברת ההובלות מעודכנת במועד ואופי ההובלה.
ביום המעבר
- בצעו קריאת מונים במשרד הנוכחי ו"סגירת חשבון" מול גורמים ברשות המקומית.
- השאירו איש צוות מטעמכם בכדי לוודא ששום פריט חשוב לא נשאר במשרד הישן, ובקשו מאיש צוות לחכות למובילים במשרד החדש ולפקח על הנעשה.
- הכינו מים ואוכל למובילים ולעובדי החברה שייקחו חלק במעבר.
- מסמכים רגישים ויקרי ערך מומלץ שלא להעביר באמצעות חברת ההובלות, ולבצע את השינוע בעצמכם בכדי למנוע פרצת אבטחה.
בהצלחה.
